Mailbot Tri & qualification — industrie
Triez les demandes techniquespièces et SAVavant traitement humain
Le mailbot tri & qualification sépare les demandes SAV, pièces, garantie et documentation, puis prépare les informations utiles pour l’ADV ou le support.
Cadrage métierRGPD by designSupervision humaine
- Références, numéros de série et pièces repérés
- Demandes techniques séparées des sujets administratifs
- Dossier préparé pour SAV, ADV ou qualité
Ils nous font confiance
Du problème opérationnel au parcours automatisé
Chaque scénario doit partir d’un irritant concret, d’une source de données fiable et d’une règle d’escalade explicite.
Enjeu identifié
Vos SAV, ADV, équipes commerciales, réseau distributeur et maintenance reçoivent des demandes répétitives qui manquent souvent de contexte.
Notre dispositif IA
Mailbot Tri & qualification collecte les informations utiles, applique vos règles métier et prépare la suite du traitement.
Résultat attendu
Les équipes récupèrent un dossier plus clair, sans refaire toute la qualification.
Enjeu identifié
Les réponses varient selon le canal, l’équipe ou la disponibilité de l’information.
Notre dispositif IA
Le parcours s’appuie sur vos sources validées : références produits, notices, garanties, tickets, contrats, pièces détachées et interventions.
Résultat attendu
Le client reçoit une réponse plus cohérente et les exceptions sont mieux identifiées.
Enjeu identifié
Les cas sensibles demandent encore une décision humaine et ne doivent pas être automatisés à l’aveugle.
Notre dispositif IA
Des seuils de confiance, règles d’escalade et validations humaines encadrent le scénario.
Résultat attendu
L’automatisation accélère le traitement sans masquer les situations à risque.
Impact suivi en pilote
Bénéfices concrets pour vos équipes
Les gains doivent être mesurés sur vos volumes réels, avec un périmètre maîtrisé et des règles métier validées.
Demandes classées
Lisibilité
Les emails entrants sont triés par motif, urgence et équipe responsable.
Réponses préparées
Réactivité
Les brouillons sont générés avec le contexte du dossier et vos modèles validés.
Exceptions visibles
Contrôle
Les cas sensibles ou incomplets remontent aux équipes avant toute décision.
Ton homogène
Qualité
Les réponses gardent une formulation cohérente entre canaux, sites et équipes.
Garde-fous Webotit
Ce qui rend le scénario fiable en production
La valeur ne vient pas seulement du modèle IA dépend des sources connectées, des règles métier et de la supervision sur vos portail client, emails, téléphone, distributeurs et équipes terrain.
1Pilier 1
Classification multi-catégories sur le langage métier
- Modèle entraîné sur vos historiques email réels — SAV, ADV, pièces, bureau d'études, qualité
- 10 catégories métier paramétrables : commande pièce, réclamation, devis, statut, litige garantie, retour atelier, demande technique, autre
Garde-fou
Seuil de confiance explicite, file de supervision humaine pour les cas en dessous du seuil
2Pilier 2
Extraction structurée des références techniques
- Lecture du corps de l'email et des pièces jointes (PDF de bon de retour, photos, devis)
- Captation de la référence produit, du numéro de série, de la quantité, de l'adresse de livraison et du motif
Garde-fou
Contrôle de cohérence sur la nomenclature SAP ou Sage X3 avant écriture, escalade ADV si ambiguïté
3Pilier 3
Routage automatique vers la bonne équipe et le bon outil
- Création automatique du ticket dans Zendesk, Freshdesk ou Dynamics avec contexte pré-rempli
- Notification de l'équipe destinataire — service pièces, SAV, bureau d'études, ADV — en moins de 2 minutes
Garde-fou
Règles de routage gouvernées par la direction des opérations, journal d'audit complet
4Pilier 4
Intégration SI industriel native
- Connecteurs Microsoft 365 / Outlook ou Google Workspace / Gmail via Graph API
- API standard sur SAP, Sage X3, GMAO, ticketing et PLM — fin de la double saisie email vers ERP
Garde-fou
Droits d'accès par rôle, cloisonnement par boîte (SAV, ADV, pièces) et par marque
Sources et règles métier validées
Escalade humaine prévue pour les exceptions
Suivi des décisions dans vos outils
Vous voulez valider ce cas sur votre contexte ?
En 45 minutes, un expert Webotit vous aide à cadrer le besoin, le ROI et le plan de déploiement.
Simulateur sectoriel
Estimez votre ROI tri SAV & pièces
Répondez à 3 questions. Les hypothèses (AHT, taux d'automatisation, etc.) sont ajustables ensuite sur la page complète.
1. Où est votre service client ?
2. Volume annuel
120 000
2 4006 000 000
3. Taux d'automatisation
80%
20%95%
Hypothèses (modifiables sur /roi):
AHT: 5 min | Automatisation: 80%
Économies annuelles estimées
0 €/an
ETP libérés
0,0 ETP
Sur /roi, vous pourrez ajuster le taux d'automatisation, ajouter d'autres solutions et débloquer vos coûts et gains nets.
Déploiement par lotsSupervision humaine permanente
Comment nous déployons votre mailbot de tri
1
Cadrer la première boîte prioritaire
S1-S2Atelier avec la direction ADV et SAV : choix de la boîte cible (sav@, adv@, pieces@), inventaire des motifs réels sur 30 jours d'historique, définition des 10 catégories de classification et des règles de routage vers chaque équipe.
Rôle de l'IA
Analyse des historiques email et clustering des motifs réels
2
Connecter la messagerie et les outils métier
S3-S6Branchement Microsoft 365 / Outlook ou Google Workspace / Gmail via Graph API, connexion à SAP ou Sage X3 pour le contrôle de nomenclature, et au ticketing (Zendesk, Freshdesk, Dynamics) ou GMAO pour la création automatique du dossier qualifié.
Rôle de l'IA
Lecture multi-format (corps, PDF, photos), extraction structurée et appel d'API sécurisé
3
Piloter, mesurer, étendre
S7-S12Pilote supervisé sur la boîte cible avec double-lecture humaine, revue hebdomadaire des KPI (taux de classification, qualité d'extraction, délai de routage), ajustement du modèle sur les cas limites, puis go/no-go avant extension à la boîte suivante.
Rôle de l'IA
Supervision continue et boucle d'apprentissage sur les cas limites
Parcours métier
Cas d'usage prioritaires
Quatre flux email où le mailbot de tri produit un ROI mesurable dès les premières semaines.
Commandes de pièces détachées distributeurs
Extraction de la référence pièce, du numéro de série, de la quantité et de l'adresse de livraison. Création automatique de la commande dans SAP ou Sage X3 avec contrôle de stock et de garantie.
Réclamations SAV et litiges garantie
Classification du motif, extraction du numéro de série et de la description de panne, routage vers le bon technicien avec ouverture du ticket GMAO et historique client pré-attaché.
Demandes de devis et appels d'offres
Qualification du distributeur ou du client final, extraction des spécifications techniques et des quantités, transfert au bureau d'études ou à l'ADV avec dossier déjà préparé.
Statuts d'intervention et retours atelier
Identification des relances de statut, lecture du bon de retour en pièce jointe, mise à jour automatique du ticket SAV et notification du client sans intervention humaine.
Sécurité et gouvernance
RGPD
RGPD
ISO 9001 — traçabilité du tri et du routage
Contrôle des droits par rôle et par boîte
Audit Trail
Hébergement souverain en France, chiffrement en transit et au repos
RGPD by design, droits d'accès par rôle, cloisonnement par boîte (SAV, ADV, pièces) et par marque
Journalisation complète des classifications, extractions, routages et reprises humaines pour audit ISO 9001
Validation humaine systématique sur les cas en dessous du seuil de confiance ou touchant à la garantie
Solutions complémentaires
Solutions complémentaires à envisager
Ces liens aident à construire un parcours complet autour du même enjeu, sans multiplier les outils inutiles.
Défi
Préqualifier les demandes techniques
Défi
Préparer devis, catalogues et documentation
Défi
Suivre interventions et réseau distributeur
Ressources associees
Continuer le cadrage pour Industrie & équipements
Ajoutez une lecture BOFU et un chiffrage avant de passer au rendez-vous: la version generique, 2 contenus d evaluation, 1 page technologie et 1 enjeu business.
Version generique
Version generique
Revenir a la page generique pour comparer ce mailbot a l ensemble des secteurs.
Ouvrir ce parcours
Secteurs
Les pages d'entrée par métier et contraintes réglementaires.
Articles complémentaires
Les contenus à lire ensuite pour cadrer le choix.
Article
Solution mailbot support client
Le BOFU principal pour cadrer un projet mailbot support et back-office.
Article
Reduire le backlog emails avec un mailbot
Le cadrage ROI le plus utile quand la file email est deja trop longue.
Article
Chatbot, callbot ou mailbot
Le bon article pour arbitrer quel canal automatiser en premier selon le goulot reel.
Technologies
Les architectures à comprendre avant de choisir.
Enjeux business
Les pages problème pour relier le besoin au bon canal.
ROI
Les parcours de chiffrage pour cadrer l'ordre de grandeur.
Cadrons vos flux industriels prioritaires autour de mailbot tri & qualification
Échangeons sur vos volumes, vos outils et vos règles métier pour définir un premier périmètre utile, mesurable et supervisé.
- 45 minutes de cadrage
- Entierement gratuit
- Reponse sous 24h
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